Τμήμα Διοικητικής Μέριμνας – Πρωτόκολλο

Στοιχεία Επικοινωνίας

Αρμοδιότητες

Α. Αρμοδιότητες Γραφείο Πρωτοκόλλου – Αρχείου – Διεκπεραίωσης Καθηκόντων

1. Πρωτοκολλεί κάθε είδους εισερχόμενα στο Δήμο έγγραφα που του παραδίδονται μονογραφημένα- χαρακτηρισμένα από τον Προϊστάμενο της Διεύθυνσης Διοικητικών Υπηρεσιών ή από τον νόμιμο αναπληρωτή του (πλήν εκείνων που αφορούν τις δοσοληψίες του κοινού με το Τμήμα Δημοτικής κατάστασης και Ληξιαρχείου) διεκπεραιώνει και αρχειοθετεί την αλληλογραφία αναγράφοντας τα στοιχεία των φακέλων του αρχείου.
2. Στην έννοια του όρου “διεκπεραιώνει” περιλαμβάνεται και η υποχρέωση παράδοσης των διαφόρων εγγράφων στα αρμόδια γραφεία για ενέργεια μαζί με τα στοιχεία, όπου αυτά αφορούν τρέχουσες ή σε εκκρεμότητα υποθέσεις του Δήμου.
3. Παραδίδει στους εκάστοτε αρμόδιους την αλληλογραφία γενικά του Δήμου για την νόμιμη διεκπεραίωσή της.
4. Προβαίνει στην ανάρτηση στο πλαίσιο των δημοσίων ανακοινώσεων, όλων των για τον σκοπό αυτό επιδιδομένων στο Δήμο αποφάσεων, κλήσεων, προγραμμάτων κλπ. με την υποχρέωση έγκαιρης συλλογής αυτών σε εύλογο χρόνο, αρχειοθέτησής τους και καταστροφής τους, τηρούμενης προς τούτο της καθορισμένης διαδικασίας.
5. Έχει την ευθύνη της διαφύλαξης και διασφάλισης των αρχείων του Δήμου-της τήρησης αρχείου αποφάσεων Δημάρχου/ Αντιδημάρχων, την καλή διατήρηση των οποίων φροντίζει με ιδιαίτερη επιμέλεια.
6. Εφόσον τα διεκπεραιούμενα έγγραφα αφορούν υποθέσεις των οποίων οι φάκελοι τηρούνται από τα επιμέρους γραφεία που τις χειρίζονται, τα σχέδια αυτών παραδίδονται στα γραφεία αυτά, ευθύς μετά την διεκπεραίωση των πρωτοτύπων.
7. Μεριμνά για τη λειτουργία του τηλεφωνικού κέντρου του Δήμου.
8. Συμβάλλει για την εκτέλεση βοηθητικών λειτουργιών υποστήριξης για τις ανάγκες των υπηρεσιών του Δήμου (ΦΑΞ, φωτοτυπίες, εξωτερικές και εσωτερικές εργασίες διακίνησης εγγράφων κλπ.).
9. Εντέλλεται την εκτέλεση της υπηρεσίας τους και συντονίζει τις μετακινήσεις τους σε κάθε περίπτωση.
10. Ρυθμίζει τη φωτοτύπηση ή πολυγράφηση των εγγράφων γενικά του Δήμου. Είναι υπεύθυνο για την ασφάλεια των ειδικών φωτοτυπικών ή άλλων παρεμφερών μηχανημάτων των οποίων την συντήρηση και επισκευή παρακολουθεί ανελλιπώς, ώστε σε κάθε στιγμή να μπορούν να ανταποκριθούν στις συναφείς ανάγκες της υπηρεσίας.
11. Ειδικότερα ως προς τις μετακινήσεις των κλητήρων παραλαμβάνει έγκαιρα την προς ταχυδρόμηση ή επίδοση αλληλογραφία από τα αρμόδια τμήματα, συνεννοείται μαζί τους ως προς το βαθμό ασφαλείας και επείγοντος αυτής και ρυθμίζει το χρόνο και τον τρόπο προώθησής της προς τον προορισμό της.
12. Μεριμνά για τις μετακινήσεις και μεταφορές του προσωπικού του Δήμου.

Οι Κλητήρες του Δήμου οφείλουν:

13. Οι κλητήρες του Δήμου ασκούν τα καθήκοντα και τις αρμοδιότητές τους, με την επίβλεψη και τις οδηγίες του Προϊσταμένου του Γραφείου τους.
14. Επισημαίνουν τις φθορές που επέρχονται στο κτίριο ή τα έπιπλα γενικά και αναφέρουν αμέσως στον προϊστάμενό τους.
15. Σε ώρες που δε βρίσκονται σε εξωτερική υπηρεσία, οφείλουν να παραμένουν στο γραφείο τους, ασχολούμενοι με δουλειές που τους ανατίθενται σύμφωνα με όσα έχουν κανονιστεί με αποφάσεις του Δημάρχου.
16. Οι κλητήρες μεταφέρουν την αλληλογραφία που διαβιβάζεται με το Ταχυδρομείο, μεταφέρουν όσα έγγραφα διακινούνται από γραφείο σε γραφείο και επιδίδουν στους ενδιαφερόμενους την προς αυτούς απευθυνόμενη αλληλογραφία με ειδοποιήσεις, προσκλήσεις, επιστολές, έγγραφα.
17. Μεταβαίνουν με εντολή του Προϊσταμένου τους και μόνο, στις υπηρεσίες της περιφέρειας, στα Υπουργεία ή σε άλλες Υπηρεσίες για τη διεκπεραίωση υπηρεσιακών υποθέσεων.
18. Οι κλητήρες δεν αποχωρούν από την υπηρεσία τους, πριν ελέγξουν και διαπιστώσουν ότι έχον ασφαλιστεί τα γραφεία, οι βιβλιοθήκες, τα αρχεία κλπ. ότι έχουν κλειστεί καλά οι πόρτες και τα παράθυρα, ότι έχουν ελευθερωθεί οι πρίζες και γενικά ότι όλα έχουν καλώς και εξασφαλίζουν την ασφάλειά τους και την ομαλή λειτουργία τους.
19. Οι κλητήρες εκτελούν κάθε εργασία που προσιδιάζει στη φύση των γενικών καθηκόντων τους και επιβάλλεται από τις υπηρεσιακές ανάγκες του Δήμου.
20. Οφείλουν να φοράνε την υπηρεσιακή στολή τους, εφόσον τους έχει χορηγηθεί τέτοια στολή από το Δήμο και να διατηρούν ευπρεπή εμφάνιση.
21. Οφείλουν επίσης να συμπεριφέρονται με ιδιαίτερη ευπρέπεια και σεβασμό προς τους δημότες και τους επισκέπτες του Δήμου.
22. Υποχρεούνται να παρίστανται στις συνεδριάσεις του Δημοτικού Συμβουλίου.

Οι λοιποί υπάλληλοι:

23. Εκτελούν κάθε εργασία που τους ανατίθενται από τον Δήμαρχο, τον Προϊστάμενο της διεύθυνσης και των τμημάτων, που ανάγεται στη λειτουργία του Δήμου γενικότερα και δεν έρχεται σε αντίθεση με τα υπαλληλικά καθήκοντά του υπηρετούντος σ’ αυτόν άλλου προσωπικού και ακόμη δεν υπερβαίνει ή δεν υπολείπεται των απ’ αυτόν (τον υπάλληλο) διατιθεμένων τυπικών και ουσιαστικών προσόντων.
24. Χειρίζονται τα φωτοτυπικά και άλλα μηχανήματα του Δήμου και φωτοτυπεί ή πολυγραφεί, σύμφωνα με τις οδηγίες του Προϊσταμένου του, τα διάφορα αντίγραφα.
25. Ενεργούν απογραφές, αυτοψίες, επιδόσεις, διεκπεραίωση αλληλογραφίας, μετάβαση σε διάφορες υπηρεσίες με τις οποίες συναλλάσσεται ο Δήμος, καθώς και άλλες εργασίες, στις οποίες αδυνατούν να ανταποκριθούν, λόγω φόρτου, τα διάφορα γραφεία του Δήμου.

Β. Αρμοδιότητες Γραφείο Καθαριότητας, Συντήρησης και Ασφάλειας Κτιριακών Εγκαταστάσεων του Δήμου

Στην δικαιοδοσία του υπάγονται, οι καθαρίστριες, οι διαφόρων ειδικοτήτων Συντηρητές (Υδραυλικοί, Ηλεκτρολόγοι, Εργάτες Γενικών Καθηκόντων) οι Φύλακες και όσοι από του υπαλλήλους γενικών Καθηκόντων που εντάσσονται σ’ αυτό με σκοπό την εκπλήρωση της αποστολής του Γραφείου που είναι οι εξής:

1. Μεριμνά για την φύλαξη, την ασφάλεια και την καθαριότητα των κάθε είδους εγκαταστάσεων του Δήμου.
2. Μεριμνά για την συντήρηση και αποκατάσταση βλαβών των κτιριακών και των ηλεκτρομηχανολογικών εγκαταστάσεων του Δήμου.
3. Μεριμνά για τη σύσταση και την εύρυθμη λειτουργία των αποκεντρωμένων Γραφείων Διοικητικών Θεμάτων σε δημοτικές ενότητες του Δήμου.
4. Αναφέρουν στον άμεσο προϊστάμενό τους, ευθύς αμέσως, κάθε παρατήρησή τους σχετικά με την απώλεια ειδών, φθορά σε έπιπλα και σκεύη και συμβάντα ασυνήθιστα ή αδικαιολόγητα που κίνησαν την προσοχή τους και που έχουν άμεση σχέση με την ασφάλεια γενικά των κτιρίων και των χώρων.

Οι καθαρίστριες έχουν τις εξής υποχρεώσεις:

1. Εντάσσονται σε ειδικό πρόγραμμα εργασίας, νομίμως εγκεκριμένο, ώστε να τους παρέχεται η δυνατότητα να εκπληρώνουν την αποστολή τους στον ενδεδειγμένο χρόνο, ανάλογα με τις ανάγκες κάθε δημοτικής υπηρεσίας.
2. Προβαίνουν στον επιμελημένο καθαρισμό και στην ευπρεπή εμφάνιση όλων των υπηρεσιακών χώρων και των επίπλων που βρίσκονται σ’ αυτούς, μηδέ εξαιρουμένων και των τουαλετών και των λοιπών βοηθητικών διαμερισμάτων.
3. Στις εργάσιμες ώρες τους, εξυπηρετούν τους διοικητικούς παράγοντες του Δήμου.